Pengertian Perilaku Organisasi, Teori, Konsep Dasar, Jenis-jenis Organisasi dan Sistem Pengendalian serta Proses Kendali Formal Lengkap Dengan Penjelasannya

Daftar Pembahasan

Pengertian perilaku organisasi
Teori perilaku organisasi

Teori jenjang kebutuhan
Teori motivasi pencapaian

3. Konsep dasar perilaku organisasi

4. Jenis-jenis organisasi

Organisasi fungsional
Unit-unit bisnis
Organisasi matriks

5. Keselarasan tujuan

6. Faktor-faktor informal yang mempengaruhi keselarasan tujuan

Faktor-faktor eksternal
Faktor-faktor internal

7. Sistem pengendalian formal

8. Proses kendali secara formal

Fungsi kontroler

Perilaku Organisasi | Pixabay

Pengertian Perilaku Organisasi

Perilaku Organisasi merupakan sebuah disiplin ilmu yang mempelajari tentang prilaku individu dan tingkat kelompok dalam organisasi serta dampak terhadap kinerja (baik kinerja organisasi, kelompok ataupun individual). Perilaku organisasi juga dikenal sebagai studi tentang organisasi. Studi tersebut merupakan bidang telaah akademik khusus yang mempelajari organisasi, dengan memanfaatkan metode-metode dari sosiologi, ekonomi, ilmu politik, antropologi serta psikologi. Disiplin lain yang terkait dengan ilmu pengatahuan tentang sumber daya manusia serta psikologi industri.

Adapun pengertian perilaku organisasi menurut para ahli, yaitu:

Indriyo Gito Sudarmo dan Nyoman Sudita (1997)

Perilaku organisasi adalah bidang ilmu yang mempelajari tentang interaksi manusia dalam organisasi yang meliputi studi secara sistematis tentang perilaku struktur dan proses dalam organisasi.

Keith Davis dan John Newstrom (1985)

Perilaku organisasi adalah telaah dan aplikasi pengetahuan tentang bagaimana orang-orang bertindak di dalam organisasi.

Gibson dan kawan-kawan (1996)

Perilaku organisasi adalah bidang studi yang mencangkup teori, metode dan prinsip-prinsip dari berbagai disiplin guna mempelajari persepsi individu, nilai-nilai, dan tindakan-tindakan saat bekerja dalam kelompok dan dalam organisasi secara keseluruhan, menganalisa akibat lingkungan eksternal terhadap organisasi studinya, misi dna sasaran serta strategi.

D. Stephen P.Robins (2001)

Perilaku organisasi adalag bidang yang menyelidiki pengaruh yang ditimbulkan oleh individu, kelompok dan struktur terhadap perilaku (manusia) di dalam organisasi dengan tujuan menerapkan pengetahuan yang dapat untuk meningkatkan efektivitas organisasi.

TEORI PERILAKU ORGANISASI (Theory of Organization Behavior)

Teori Jenjang Kebutuhan

Merupakan teori bahwa manusia mempunyai banyak kebutuhan dan keinginan yang tersusun sedimikian hingga bila satu kebutuhan telah terpenuhi maka manusia tersebut akan berusaha untuk memenuhi tingkat kebutuhan yang lebih tinggi telah diajukan beberapa tahun yang lalu. Teori ini menyiratkan bahwa sistem pengendalian manajemen haruslah didasarkan pada keinginan manusia untuk memuaskan kebutuhannya, yang berbeda di setiap saat, untuk setiap kondisi dan bagi setiap manusia. Sistem pengendalian manajemen harus dirancang dengan memperhatikan kebutuhan-kebutuhan ini jika para anggota organisasi dituntut mencapai tujuan organisasi dengan cara efektif dan efesien.

Teori Motivasi Pencapaian

Teori ini mengatakan bahwa seseorang dipengaruhi oleh keinginannya untuk berhasil (berprestasi), keinginan untuk berkuasa dan kebutuhan akan pergaulan. Teori ini mengatakan bahwa struktur imbalan dan hukuman dalam sistem pengendalian manajemen harus didasarkan pada motif-motif ini.

KONSEP DASAR PERILAKU ORGANISASI

Setiap bidang ilmu memiliki landasan filosofi seperti Akuntansi, Fisika, dan lain-lain, demikian pula dengan perilaku keorganisasian yang notaben melibatkan manusia. Perilaku keorganisasian akan bersangkut paut dengan seperangkat konsep dasar di sekitar manusia dan organisasi.

Hakekat manusia, meliputi pemahaman tentang:

Perbedaan individu, adalah bahwa setiap orang berbeda satu dengan yang lain.
Orang seutuhnya, adalah orang-orang berfungsi sebagai mahluk manusia seutuhnya.
Perilaku termotivasi adalah orang berperilaku karena suatu dorongan yang berangkat dari suatu kebutuhan. Motivasi sangat penting dalam menyelenggarakan organisasi.

Hakekat organisasi, meliputi pemahaman tentang:

Sistem sosial, artinya bahwa organisasi adalah system sosial yang di bentuk untuk kepentingan bersama.
Kepentingan bersama, artinya bahwa organisasi membutuhkan orang-orang, dan orang-orang membutuhkan organisasi.

JENIS JENIS ORGANISASI

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :

Organisasi Fungsional

Grafik organisasi fungsional | Epistemanedu

Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer manufaktur yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi.

Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer manufaktur dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada cara untuk menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing fungsi. Kedua, jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah. Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.

Unit-unit Bisnis

Grafik organisasi unit-unit bisnis | Epistemanedu

Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.

Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Keuntungan lain dari bentuk perusahaan unit bisnis adalah lebih dekat dengan pasar daripada produk-produknya dibandingkan dengan kantor pusat, maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baikdibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat. Selain itu, unit bisnis dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman peluang baru. Adapun kerugian unit bisnis ini adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional yang dikerjakan dikantor pusat.

Organisasi Matriks

Grafik organisasi matriks | Epistemanedu

Dalam bentuk organisasi matriks ini, manajaer produk bertanggungjawab atas profitabilitas keseluruhan dari suatu lini produk, tetapi yang memproduksi dan memasarkan lini produk tersebut adalah unit organisasi fungsional. Manajer produk bertanggungjawab atau profitabilitas lini produk, tetapi tidak mempunyai wewenang atas unit-unit fungsional yang melaksanakan produksi dan pemasaran lini produk ini. Bagian dari organisasi matriks ini disebut dimensi “transaksi”, sedangkan unit-unit fungsional yang menyediakan sumber daya untuk manajer produk disebut dimensi “sumber daya”.

Masalah pengendalian manajemen dalam suatu organisasi matriks lebih sulit dari masalah pengendalian pada kedua jenis organisasi yang lainnya. Perencanaan harus mempertautkan persyaratan dari program-program dan proyek-proyek dengan sumber daya yang tersedia pada unit-unit fungsional. Koordinasi harus dilakukan agar kegiatan-kegiatan dalam proyek dapat selesai tepat waktu dan tidak ada orang yang menganggur. Pengendalian menjadi lebih sulit jika kemampuan laba (profitabilitas) merupakan tanggungjawab bersama dari beberapa manajer.

KESELARASAN TUJUAN

Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat “keselarasan tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi biaya melalui pengorbanan kualitas yang memadai atau mengurangi biaya dalam unitnya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi ke arah yang keliru.

Dalam mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang diajukan:

Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?
Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?

FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN

Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan sebagaimana yang telah disebutkan diatas. Hal yang perlu diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena itu sebelum sistem informal didiskusikan akan diuraikan faktor-faktor informal baik yang bersifat internal maupun eksternal yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih keselarasan dengan tujuanperusahaan.

Faktor-faktor Eksternal

Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana organisasi menjad bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas (dan bukannya sekedar menjalankan tugas secara tepat waktu). Beberapa sikap diatas bersifat lokal yaitu spesifik untuk kota atau wilayah dimana organisasi beroperasi. Dalam rangka mendorong perusahaan untuk beroperasi di kota atau negara, para anggota kamar dagang dan berbagai organisasi promoter lainnya sering mengkampanyekan bahwa ditempat mereka terdapat tenaga kerja yang loyal dan ulet. Sikap dan norma lainnya bersikap spesifik spesifik oleh jenis industri yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

Faktor-faktor Internal

Budaya

Budaya meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan secara eksplisit di manifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Budaya dalam perusahaan dipengaruhi oleh kualitas personalitas dan kebijakan CEO serta personalitas dan kebijakan para manajer. Budaya sebuah perusahaan biasanya tidak pernah berubah selama bertahun-tahun.

Gaya Manajemen

Gaya manajemen merupakan faktor internal yang memiliki dampak paling kuat terhadap pengendalian manajemen. Sebuah institusi dapat dikatakan sebagai perpanjangan bayangan seseorang. Hal ini dapat dilihat dari sikap-sikap bawahan yang mungkin mencerminkan sikap atasan mereka, dan sikap para atasan tersebut juga mencerminkan sikap CEO.

Menurut Maciariello,ada 3 jenis gaya, yaitu:

Internal control style: masing-masing individu mempunyai gaya kepemimpinan yang berbeda, dan partisipatif.
Eksternal control style: tindakan ditentukan oleh pihak lain atau pemimpin dan otoriter.
Mix control style: partisipatif dan terarah.

Organisasi Informal

Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.

Persepsi dan Komunikasi

Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak resmi).

Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan persepsi.

SISTEM PENGENDALIAN FORMAL

Pengaruh besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

Aturan-aturan

Istilah “aturan-aturan” sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. Beberapa aturan adalah pedoman kerja, yaitu para anggota organisasi diizinkan dan bahkan diharapkan untuk menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi.

Beberapa jenis aturan bisa dilihat dibawah ini:

Pengendalian Fisik

Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian.

Manual

Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara geografis.

Pengamanan Sistem

Berbagai pengamanan sistem dirancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan, menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah dibawa sesering mungkin, serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.

Sistem Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu, dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.

PROSES KENDALI SECARA FORMAL

Proses pengendalian secara formal | Epistemanedu

Suatu perencaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian dikonversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.

FUNGSI KONTROLER

Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO).

Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:

Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
Menyiapkan pertanyaan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan,
Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
Mengembangkan prosedur dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.

Relasi ke Jajaran Organisasi

Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mmengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.

Akan tetapi, kontroler juga membuat keputusan khususnya mengenai penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran. Dalam kapasitas ini, para kontroler bertindak seperti layaknya manajer. Perbedaannya adalah bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer, kepada siapa para manajer bawahan bertanggungjawab.

Kontroler Unit Bisnis

Para kontroler unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi, mereka berutang kesetiaan pada kontroler, korporat, yang memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetian pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan.

***
Sumber Referensi

Anthony, Robert N., dan Vijay Govindarajan. 2007. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi Ke-11. Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.

Anthony, Robert N. 1995. Sistem Pengendalian Manajemen, Terjemahan Agus Maulana, Edisi Kelima. Cetak Ketujuh. Erlangga. Yogyakarta

https://www.gurupendidikan.co.id/perilaku-organisasi/

https://idtesis.com/pengertian-motivasi-kerja-menurut-para-ahli/