Definisi Struktur Pengendalian Manajemen, Struktur dan Proses Pengendalian Manajemen

Daftar Pembahasan

1. Definisi Struktur Pengendalian Manajemen
2. Struktur pengendalian manajemen

• Struktur Organisasi
• Perilaku Organisasi
• Pusat Pertanggungjawaban
• Akuntansi Pertanggungjawaban
• Harga Transfer
• Penilaian Kinerja

 3. Proses pengendalian Manajemen

Sistem Pengendalian Manajemen | Pixabay

Definisi Struktur Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah bagian anggota organisasi yang digunakan oleh manajer untuk mempengaruhi anggota organisasi yang lain guna melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien. Dalam definisi ini terdapat tiga kata penting: sistem, efektif,dan efisien.

Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem. Suatu sistem selalu terdiri dari struktur dan proses. Pengendalian manajemen dilakukan melalui lingkungan atau struktur. Pengendalian tersebut mencakup pengendalian atas lingkungan organisasi, meliputi strategi yang menjadi latar belakangnya, struktur organisasi, pusat pertanggungjawaban, dan perilaku organisasi. Proses pengendalian manajemen adalah cara bekerjanya sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas pemrograman, penganggaran, pengukuran, pelaporan dan analisis. 

Struktur pengendalian manajemen

Struktur pengendalian manajemen terdiri dari :

1. Struktur Organisasi
2. Perilaku Organisasi
3. Pusat Pertanggungjawaban
4. Akuntansi Pertanggungjawaban
5. Harga Transfer
6. Penilaian Kinerja

Struktur Organisasi

Strategi perusahaan mempunyai pengaruh terhadap pemilihan jenis struktur organisasi. Struktur organisasi yang dipakai akan mempengaruhi pula rancangan sistem pengendalian manajemennya. Pertumbuhan dan perubahan lingkungan organisasi mempengaruhi struktur organisasi khususnya pada pembentukan departemen-departemen di dalam organisasi. Untuk tujuan akuntasi manajemen, penyusunan departemen-departemen dalam suatu struktur organisasi dapat digolongkan ke dalam tiga cara utama, yaitu :

Struktur Organisasi Fungsional

Dalamstruktur organisasi fungsional, setiap manajer bertanggungjawab terhadap salah satu dari beberapa fungsi yang ada dalam organisasi. Semua fungsi dalam organisasi secara kolektif dilibatkan dalam pencapaian tujuan organisasi.

Bentuk struktur organisasi fungsional mempunyai potensi yang besar untuk bekerja secara efisien. Organisasi ini mengarah pada operasi skala besar dan spesialisasi kegiatan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan keahlian. Struktur organisasi fungsional dapat mendorong kualitas supervisi dan pelayanan teknis yang lebih baik. Kualitas tersebut dapat dicapai karena dalam organisasi fungsional melibatkan karyawan yang keahliannya lebih terspesialisasi. Para manajer pada organisasi fungsional dapat mengkoordinasikan beberapa kegiatan kepada bawahannya dengan lebih efektif, karena garis pertanggungjawaban lebih tegas dibandingkan dengan organisasi divisional dan matriks. Kelemahan struktur ini adalah bahwa efektivitas fungsi- fungsi yang terpisah tidak dapat ditentukan secara pasti dan kurang efektifnya pembuat keputusan karena sulitnya koordinasi antar bagian.

Struktur Organisasi Divisional

Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi bisnisnya masing-masing setiap divisi kemungkinan menghadapi persaingan yang berbeda dibanding divisi lain. Untuk itu setiap divisi memerlukan strategi yang berbeda pula dibanding divisi lain.

Untuk tujuan pengendalian dan pertanggungiawaban, suatu divisi pada organisasi divisional dapat diperlukan sebagai kesatuan usaha yang independen. Manajer divisi bertanggungiawab terhadap bisnis atau line produk tertentu. Mereka mempunyai wewenang untuk mengubah kebijaksanaan produksi dan pemasaran dalam bisnisnya. Kondisi ini memungkinkan mereka memberikan tanggapan yang cepat atas perubahan lingkungan.

Manajer divisi bertanggung jawab atas pengendalian pendapatan dan biaya divisinya, maka para manajer divisi dapat dimintai pertanggungjawaban atas laba divisinya. Manager divisi hanya dimintai pertanggungjawaban atas pendapatan dan biaya yang terkendalikan olehnya.

Struktur Organisasi Matrik

Dalam struktur organisasi matrik terdapat struktur organisasi yang bertanggungiawab terhadap fungsi-fungsi kegiatan dan struktur organisasi lainnya bertanggungiawab atas proyek-proyek. Proyek adalah setiap tugas atau sekelompok tugas yang dilakukan dalam rangka mencapai sasaran tertentu.

Manajer fungsional dan manajer proyek harus mampu mengkoordinasikan kegiatan fungsi-fungsi dengan proyek-proyek yang dilaksanakan, sehingga tujuan proyek dapat tercapai. Manajer proyek menggunakan personel, bahan-bahan, dan jasa dan berbagai unit fungsional dalam rangka mencapai tujuan proyek.

Manajer proyek bertanggung jawab atas transaksi-transaksi dengan para langganan, sehingga bagian organisasi matrik ini dinamakan dimensi transaksi. Unit-unit fungsional yang bertanggungjawab atas penyediaan sumber-sumber yang diperlukan oleh manajer proyek dinamakan dimensi fungsional.

Perilaku Organisasi

Salah satu karakteristik organisasi, misalnya aspek manusia akan mempengaruhi lingkungan dan proses pengendalian. Sehingga titik sentral Sistem Pengendalian Manajemen adalah memastikan terjadinya keselarasan antara tujuan individu (personal goals) dengan tujuan perusahaan keseluruhan, baik untuk organisasi yang mencari laba atau tidak (non-profit atau nirlaba). Karena keselarasan tujuan sangat dipengaruhi oleh sistem informal, maka faktor tersebut perlu mendapat perhatian bagi perancang Sistem Pengendalian Manajemen suatu organisasi. Faktor informal sebagian berasal dari eksternal dan sebagian internal organisasi. Selain faktor informal, faktor formal juga berpengaruh. Sistem formal dalam melakukan pengendalian terbagi ke dalam dua bentuk, pertama adalah melalui peraturan (rules) dan kedua, melalui metode perencanaan dan pengendalian secara sistematis. Peran seorang kontroler menjadi bagian penting dalam organisasi karena ia mengawasi keberhasilan sistem pengendalian manajemen melalui kegiatan ke arah pencapaian tujuan organisasi.

Pusat Pertanggungjawaban

Pusat pertanggungjawaban adalah bagian atau unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab terhadap unit yang dipimpinnya. Suatu pusat pertanggungjawaban dapat dipandang sebagai suatu sistem yang mengolah masukan menjadi keluaran.

Berdasarkan karakteristik masukan dan keluarannya serta hubungan diantara keduanya, pusat pertanggungjawaban dibagi menjadi 4 (empat) macam, yaitu (Abdul Halim, Bambang Supomo, 1996):

1. Pusat Biaya
2. Pusat Pendapatan
3. Pusat Laba
4. Pusat Investasi

Akuntansi Pertanggungjawaban

Akuntansi pertanggungiawaban adalah suatu sistem akuntasi yang disusun sedemikian rupa sehingga pengumpulan dan pelaporan biaya dan pendapatan dilakukan sesuai dengan pusat pertanggungiawaban dalarn organisasi.

Harga Transfer

Dalam arti luas harga transfer adalah nilai barang atau jasa yang ditransfer antar pusat pertanggungjawaban di dalam perusahaan. Dalam arti sempit harga transfer adalah nilai barang atau jasa yang ditransfer antar dua pusat laba atau lebih. Harga transfer dapat ditentukan dengan menggunakan empat metode sebagai berikut (Abdul Halim, Bambang Supomo, 1996) :

1. Metode Harga Pasar
2. Metode Harga Pokok
3. Metode Negoisasi
4. Metode Arbitrasi

Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi, bagian organisasi, dan karyawannya berdasarkan sasaran, standar, dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya (Gary Siegel, Helena R. Marconi, 1989). Tujuan pokok penilaian kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi dan dalam memasuki standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya, agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan. Strandar perilaku dapat berupa kebijakan manajemen atau rencana formal yang dituangkan dalam anggaran.

Proses Pengendalian Manajemen

Di samping pengendalian lingkungan atau struktur, dilakukan pula pengendalian melalui proses, yaitu pengendalian atas segala aktivitas yang dilakukan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi, mulai dari perencanaan strategik, penyiapan anggaran, operasional, evaluasi, dan manajemen kompensasi. 

Adapun bagian dari proses dijelaskan sebagai berikut: 

Tujuan Organisasi 

Tujuan organisasi adalah apa yang hendak dicapai oleh organisasi. Tujuan merupakan hasil akhir dari perumusan strategi, sedangkan perumusan strategi adalah suatu proses memutuskan langkah yang mau diambil untuk mencapai tujuan organisasi. 

Strategi Organisasi 

Strategi organisasi adalah hasil suatu proses evaluasi kekuatan dan kelemahan yang ada pada suatu perusahaan yang dilakukan pimpinan puncak dengan melihat kesempatan dan hambatan (strenghts and weaknesses) dengan kesempatan yang ada di lingkungan bisnis. Rencana besar organisasi yang hendak dilaksanakan untuk jangka panjang tertuang dalam strategi organisasi. 

Perencanaan Strategik

Perencanaan strategik adalah proses menentukan program yang hendak dilaksanakan organisasi dan alokasi sumber daya yang hendak dialokasikan untuk setiap program untuk masa yang akan datang. Pernyataan formal perencanaan strategik adalah rencana strategik dan prosesnya disebut perencanaan strategik. 

Penyiapan Anggaran 

Penyiapan anggaran adalah proses penyiapan rencana yang diungkapkan secara kuantitatif dalam unit moneter dalam satu tahun dengan produk akhir anggaran. Dari satu sisi, anggaran berfungsi sebagai alat untuk perencanaan (planning), dan dari sisi lain sebagai alat untuk pengendalian (control) untuk jangka pendek bagi sebuah organisasi. 

Evaluasi Pusat Pertanggungjawaban 

Evaluasi pusat pertanggungjawaban adalah suatu proses menilai kinerja pusat pertanggungjawaban. Kinerja dapat dilihat dari membandingkan anggaran dan realisasi. Jika terjadi penyimpangan maka harus dianalisis penyebabnya dan dicari solusi untuk masa yang akan datang. 

Aturan 

Aturan adalah semua jenis instruksi dan pengendalian yang formal, termasuk deskripsi pekerjaan, SOP (Standard Operating Procedures), manual, kode etik, dan sebagainya. Beberapa aturan adalah pedoman (guidelines), yang berisi apa saja yang diperkenankan dan diharapkan. Penyimpangan pada kondisi tertentu dari panduan sedapatmungkin berlandaskan kebijakan terbaik organisasi. Aturan yang lain dapat menyangkut aturan yang tidak boleh dilanggar, misalnya alat pengendalian secara fisik: satpam, gembok, password, dan lain-lain, dan secara manual: security system, task control system.

Manajemen Kompensasi 

Manajemen kompensasi mencakup mekanisme pemberian kompensasi bagi anggota organisasi dalam rangka pemberian penghargaan bagi anggota organisasi serta mendorong motivasi anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Kebanyakan anggota organisasi akan mencurahkan kemampuannya secara maksimal apabila dihargai dan sebaliknya jika tidak ada penghargaan yang memadai atas kemampuan yang diberikan. Manajemen kompensasi berkaitan erat dengan motivasi anggota organisasi. Motivasi anggota organisasi menentukan kesuksesan strategi dalam mencapai tujuan organisasi.

***

Sumber Referensi

Anthony, Robert N., dan Vijay Govindarajan. 2009. Management Control System,11tded. Jakarta: Salemba Empat

http://rinmichiyo.blogspot.com/2015/12/makalah-struktur-pengendalian-manajemen.html

http://repository.ut.ac.id/3886/1/EKSI4416-M1.pdf

https://milamashuri.wordpress.com/sistem-pengendalian-manajemen/

https://zurinasyahrinsalmah.blogspot.com/2019/07/makalah-sistem-pengendalian-manajemen.html?m=1